Veranstaltungsort mieten

Was gilt es vor der Unterschrift zu beachten?

Sie haben für die von Ihnen geplante Vereinsveranstaltung keine geeigneten Räume und müssen einen alternativen Veranstaltungsort suchen? Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort entschieden haben, müssen Sie noch einen Mietvertrag abschließen. Wir geben Tipps für den Weg dorthin und welche Bestandteile Mietverträge für einen Veranstaltungsort haben.  

Vor Abschluss eines Mietvertrages sollten Sie eine Vorortbesichtigung durchführen und prüfen, ob der Veranstaltungsort die von Ihnen gewünschten Kriterien erfüllt, z.B. hinsichtlich der 

• Erreichbarkeit
• Zuschauerkapazitäten
• technischen Ausstattung
• nutzbaren Räume
• Parkplatzkapazitäten

Einen ersten Überblick der Veranstaltungsstätte kann man sich durch einen virtuellen Rundgang verschaffen, wenn dies angeboten wird.
 
Hier ein paar weitere Tipps, die Sie neben der Besichtigung der Veranstaltungsortes vor der Unterschrift unter den Mietvertrag beachten sollten:

• Prüfen Sie jeden einzelnen Punkt des Mietvertrages. Greifen Sie dabei möglichst auf die Expertise eines Juristen zurück! Vielleicht ist unter Ihren Vereinsmitgliedern ein*e Jurist/Juristin!
• Versuchen Sie beim Mietpreis zu verhandeln! Verdeutlichen Sie die Wertigkeit der Veranstaltung für den Vermieter (z.B. wenn Ihre Veranstaltung eine überregionale Bedeutung hat und viele Zuschauer*innen/Teilnehmer*innen anzieht). Machen Sie Andeutungen, dass Sie auch andere Veranstaltungsstätten ins Auge gefasst haben! Auch wenn Sie beim Veranstaltungstermin flexibel sind, verbessern Sie Ihre Verhandlungsposition!
• Lassen Sie sich eine detaillierte Kostenaufstellung/-kalkulation vom Vermieter aushändigen!  
• Klären Sie, ob es Preisnachlässe für Ihre Teilnehmer*innen in einem der Veranstaltungsstätte zugehörigen Hotel gibt oder in Hotels, mit denen der Vermieter kooperiert!        

Wenn der Veranstaltungsort den Anforderungen des Vereins entspricht und die Mietkonditionen stimmen, steht einer Miete des Veranstaltungsortes nicht mehr entgegen.   

In einem Mietvertrag für einen Veranstaltungsort finden sich folgende Inhalte:

• Nennung der Vertragspartner (Mieter und Vermieter)
• Beschreibung des Mietobjektes (welche Räume werden genutzt?)
• Zeitraum, in dem das Mietobjekt vom Verein genutzt wird (Tipp: Sicherstellen, dass der Zeitraum auch den Auf- und Abbau umfasst und keine Zusatzkosten für diesen Zeitraum entstehen!). 
• Verwendungszweck (um welche Veranstaltung handelt es sich? Name der Veranstaltung)
• Mietpreis (Nettopreis zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer; Tipp: Prüfen Sie, welche Leistungen in der Miete enthalten sind und welche nicht und damit zu Nebenkosten führen!) 
• Zahlungstermine (Tipp: Versuchen Sie Anzahlungen möglichst spät zu tätigen!)
• Stornobedingungen (Tipp: Überprüfen Sie die Höhe und den Verlauf der Staffelung des Betrages, der von Ihnen im Falle einer Veranstaltungsabsage zu zahlen ist! Versuchen Sie auszuhandeln, dass hohe Stornogebühren erst bei einer kurzfristigen Absage entstehen! Versuchen Sie einen Passus aufzunehmen, der Ihnen die Stornogebühr erspart, wenn der Vermieter Ersatz für die von Ihnen abgesagte Veranstaltung findet)
• Nebenkosten (z.B. für Energiekosten: Strom, Gas, Wasser, Heizung; Internetkosten, Kosten für Tribünenaufbau/-abbau, Garderoben, Abfallbeseitigung, Transporte, Technik und Sanitär; Personalgestellung: Platzanweiser*innen, Ordnungsdienst, Reinigung, Sanitätsdienst, Tipp: Die Kosten für Personal lassen sich senken, wenn  man eigenes Personal einsetzen darf/kann; Catering/Gastronomie: Tipp: Ein Büffet ist kostengünstiger als ein gesetztes Essen oder Flying Büffet)
• Regelungen bei Zahlungsverzug
• Versicherung (der Mieter  ist verpflichtet, Risiken im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu versichern: Insbesondere Abschluss einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung!)  
• Behördliche Genehmigungen (alle für die Veranstaltung erforderlichen behördlichen Genehmigungen sind in der Regel Angelegenheiten des Mieters) 
• GEMA (GEMA-Gebühren gehen zu Lasten des Mieters)
• Durchführung des Kartenverkaufs (Ticketing)
• Eintrittskartenkontrolldienst/Wachdienst (der Mieter kann dazu verpflichtet werden, auf das Wach- und Kontrollpersonal des Vermieters zurückgreifen zu müssen. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten. Die Anzahl des Personals wird von den Genehmigungsbehörden festgelegt)
• Untervermietung 
• Höhere Gewalt (die Vertragsparteien werden von ihren Verpflichtungen ganz oder zum Teil  entbunden in Fällen höherer Gewalt)
• Kündigung (Regelungen für eine fristlose Kündigung, z.B. bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen)  
• Hausordnung (ist Bestandteil/Anlage des Vertrages; der Mieter wird verpflichtet, diese einzuhalten)
• Anwendbares Recht/Erfüllungsort/Gerichtsstand (Erfüllungsort und Gerichtsstand am Veranstaltungsort)   
• Salvatorische Klausel (= Vertragswirksamkeitserhaltende Klausel)
• Sonstige Vereinbarungen 
• Unterschriften der Vertragsparteien
• Anlagen (z.B.): Hausordnung, Allgemeine Vertragsbedingungen