Der Veranstaltungsort ist ein zentraler Planungsbereich im Veranstaltungsmanagement. Widmen Sie daher der Auswahl des Veranstaltungsortes besondere Aufmerksamkeit!

Schauen Sie sich den Veranstaltungsort vor der Auswahl an! Es reicht nicht, eine Veranstaltungsstätte nur vom „Hörensagen“ zu kennen. Führen Sie einen Location-Check durch!

Durch eine Vorortbesichtigung kann man prüfen, ob ein Veranstaltungsort tatsächlich geeignet ist. So lässt sich prüfen, ob der Veranstaltungsort den vereinseigenen Anforderungen bzw. den Anforderungen eines Sportverbandes entspricht.

Prüfen Sie im Rahmen einer Vorortbesichtigung:

• Hat der Veranstaltungsraum die erforderlichen Kapazitäten (z.B. Besucher*innenplätze, Zuschauer*innenplätze, Umkleideräume für Teilnehmer*innen, Räume für Offizielle, Ärzte, Sanitäter, Fahrdienst, Massage, ehrenamtliche Helfer*innen, Catering etc.)?
• Sind die erforderlichen Geräte, technischen und sanitären Einrichtungen vorhanden?
• Wie ist die Erreichbarkeit der Veranstaltungsortes für Teilnehmer*innen, Besucher*innen, Zuschauer*innen (sind „kurze Wege“ sichergestellt? Gibt es eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrad?)?
• Sind die Parkplatzkapazitäten ausreichend?  
• Ist ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung gewährleistet? (keine Lärmbelästigung von bzw. Verkehrsbeeinträchtigungen für Anwohner*innen)

Schauen Sie sich jeden einzelnen Raum an, den Sie nutzen wollen! Lassen Sie sich vom Vermieter eines Veranstaltungsortes Raumpläne aushändigen.

Raumpläne sind Bestandteil von „Service-Guides“, die die Vermieter von Veranstaltungsräumen den Mietern zur Information bereithalten. Solche Service-Guides enthalten neben Raumplänen:

1. Allgemeine Hinweise

• Ansprechpartner*innen Veranstaltungsort
• Catering/Gastronomie
• Hotelsituation/Unterbringungsmöglichkeiten
• Anfahrt (Anfahrtsskizzen)
• Parkplatzsituation (Anzahl der Stellplätze)
• Wegeleitsystem (diese können für die Veranstaltung oft individuell gestaltet werden)
• Werbemöglichkeiten/-flächen (Fahnen, Homepage, Programminformation etc.)
• Ticketing (Onlinebuchungen, Tages-/Abendkasse, Inkasso)
• Ordnungsdienst/Wachdienst 
• Sanitätsdienst
• Feuerwehr
• Behördliche Abnahmen

2. Technische Informationen

• (Maximale) Zuschauerkapazitäten (bestuhlt/unbestuhlt)
• Kapazität in Abhängigkeit von der präferierten Bestuhlung (z.B. Reihenbestuhlung, parlamentarische Bestuhlung, Bankettbestuhlung)
• Bodenbelastbarkeit
• (Lichte) Höhe des Veranstaltungsraums
• Raumgröße (Innenraum, Foyer etc.)
• Bühne (Größe, Belastbarkeit)
• Stromversorgung
• Beleuchtung
• Ton
• Anzeigensysteme
• Internet
• Ladewege

Erst wenn Sie den Veranstaltungsort vor Ort geprüft haben, sollten Sie den Mietvertrag unterschreiben!