Verträge mit Teilnehmer*innen:

Mit der Anmeldung durch den/die Teilnehmer*in und der Annahme der Anmeldung durch die Übersendung einer Anmeldebestätigung kommt ein Vertrag zwischen dem veranstaltenden Verein und dem/der Teilnehmer*in zustande. Vertragsgrundlage sind dabei die für die Veranstaltung gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

In den AGB werden geregelt (u.a.):

• Geltungsbereich
• Teilnehmer*innengebühr und Zahlungsbedingungen
• Teilnahmebedingungen
• Haftungsausschluss/Haftungsbegrenzung (z.B. dass sich die Haftung des Veranstalters auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Bei Schäden, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit der Teilnehmer*innen beruhen, gelten die allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen)
• Verpflichtung der Teilnehmer*innen, den Anweisungen von Ordnungskräften, Sicherheitspersonal, Polizei, Aufsichts-/Betreuungspersonal des Vereins etc. Folge zu leisten
• Datenschutz
• Salvatorische Klausel (= Vertragswirksamkeitserhaltende Klausel: „Sollten einzelne Bestimmungen der Teilnahmebedingungen unwirksam sein oder tauchen Lücken im Regelwerk auf wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht berührt.“)

Oft findet sich in den AGB auch eine Regelung, dass der Veranstalter oder ein von ihm beauftragter Dienstleister durch den Vertrag autorisiert wird, Fotos und Videoaufnahmen der Teilnehmer*innen zu machen und diese kommerziell zu nutzen sowie Veranstaltungssponsoren die Fotos und Videos der Teilnehmer*innen kostenfrei uneingeschränkt verwenden dürfen. Gleichzeitig ist es den Teilnehmer*innen nicht gestattet, Ton-, Foto-, Film- und Videoaufnahmen für kommerzielle Zwecke ohne Zustimmung des Veranstalters anzufertigen.

Vertragsbeispiele:

• Ferien-Handballcamps vom TSV GWD Minden e.V. 
• Kölner Zoolauf des LT DSHS Köln e.V. 

Verträge mit Künstler*innen:

Künstler*innen, die bei einer Vereinsveranstaltung auftreten, werden oft durch Künstler*innen-Agenturen vertreten. In einem solchen Fall ist nicht der/die Künstler*in Vertragspartner*in, sondern die vom Künstler bzw. von der Künstlerin beauftragte Agentur. Diese nimmt die Rechte wahr im Auftrag des/der Künstlers/der Künstlerin.

In einem Vertrag mit dem/der Künstler*in bzw. der von ihm/ihr beauftragten Agentur und dem veranstaltenden Verein werden geregelt:

• Vertragsgegenstand/Anlass für den Auftritt des Künstlers bzw. der Künstlerin
• Art, Umfang und Zeitpunkt des Auftritts
• Aufgaben/Leistungen des Künstlers bzw. der Künstlerin: z.B. die Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl von Liedern zu singen. Ggf. Verpflichtung, an einem Pressetermin im Vorfeld der Veranstaltung teilzunehmen 
• Leistungen des Veranstalters: Zahlung einer Künstler*innengage. Bereitstellung einer Garderobe und eines Caterings. Erstattung von Reise-/Fahrt- und ggf. Übernachtungskosten gegen Vorlage entsprechender Nachweise
• Verpflichtung des Veranstalters, Pressemitteilungen zum Auftritt des/der Künstler*innen nur nach vorheriger Absprache mit dem/der Künstler*in bzw. der Agentur zu veröffentlichen
• Der Veranstalter erwirbt das Recht, mit dem Bild und Namen des/der Künstlers/Künstlerin im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu werben und diese für Promotions und PR-Maßnahmen sowie im Rahmen der Verwertung von Aufzeichnungen kostenfrei zu verwenden
• Salvatorische Klausel     

Verträge mit Moderator*innen:

Bei Vereinsveranstaltungen kann man auf externe Moderatoren zurückgreifen. Dabei handelt es sich oft um Journalisten bzw. Journalistinnen von Print- oder Hörfunkmedien. Es gibt aber auch freie Moderator*innen, die man für eine Vereinsveranstaltung buchen kann.

In einem Moderator*innenvertrag finden sich üblicherweise die folgenden Inhalte:

• Vertragsgegenstand/Anlass für die Moderation
• Art, Umfang und Zeitpunkt der Moderation
• Aufgaben/Leistungen des/der Moderators/Moderatorin: z.B.: die Verpflichtung, Ansagetexte, werbliche Durchsagen, Ergebnisse, Gruß- und Schlussworte, Ankündigungen gemäß den Vorgaben des Veranstalters vorzunehmen und an einem Vorgespräch/Briefings teilzunehmen  
• Leistungen des Veranstalters: Zahlung eines Honorars als Gegenleistung für die Moderation, die Vorbereitung der Moderation sowie die Teilnahme an Planungs-/Koordinationsgesprächen im Vorfeld der Veranstaltung durch den/die Moderator*in. Darüber hinaus werden die Reise-/Fahrt- und ggf. Übernachtungskosten gegen Vorlage entsprechender Nachweise vom Veranstalter erstattet
• Der/die Moderator*in hat bei Verhinderung aus wichtigen Gründen für adäquaten Ersatz zu sorgen
• Der Veranstalter erwirbt das Recht, zur Aufzeichnung und der kommerziellen sowie nicht-kommerziellen Verwertung der Leistungen des/der Moderators/Moderatorin in den Bereichen Social Media, Print, Audio und Video
• Der Veranstalter erwirbt das Recht, mit dem Bild und Namen des/der Moderator/Moderatorin im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu werben und diese für Promotions und PR-Maßnahmen sowie im Rahmen der Verwertung von Aufzeichnungen kostenfrei zu verwenden
• Vertraulichkeitsklausel (über Inhalte des Vertrages wird Stillschweigen vereinbart)
• Salvatorische Klausel

Lassen Sie sich im Zweifel juristisch beraten bevor Sie entsprechende Verträge abschließen. Recherchieren Sie, ob es in Ihrem Verein entsprechende Expertise gibt, auf die Sie (ggf. kostenfrei) zurückgreifen können.   

Mehr Infos zu Verträgen im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen gibt’s hier.