Bei der Organisation einer Vereinsveranstaltung sind sehr viele Teilaspekte zu beachten. Ungeübte verlieren hier schon einmal schnell den Überblick. Das führt dazu, dass die Vorfreude auf die Veranstaltung verfliegt und Stress aufkommt. 

Um bei der Veranstaltungsorganisation nicht den Überblick zu verlieren, ist es hilfreich, mit Veranstaltungschecklisten zu arbeiten. Sie sind für Veranstaltungs-Neulinge eine große Hilfe. Aber auch erfahrene Veranstaltungsorganisatoren greifen auf solche Checklisten zurück.

Damit man mit Veranstaltungschecklisten arbeiten kann, müssen sie vollständig und sachgerecht sein.

Eine Checkliste sollte alle wichtigen, im Rahmen der Veranstaltungsorganisation zu erledigenden Arbeiten auflisten. Es hilft, wenn die Liste in die fünf Phasen des Veranstaltungsmanagements eingeteilt ist: 1. Analysephase, 2. Konzeptionsphase, 3. Vorbereitungsphase, 4. Realisationsphase und 5. Nachbereitungsphase.

Darüber hinaus  ist es hilfreich, wenn in der Checkliste Zeitangaben enthalten sind. Diese geben Orientierung, bis wann welche Arbeiten zu erledigen sind.

Beachten Sie, dass Checklisten keine starren Vorgaben sind. Vielmehr müssen diese inhaltlich und zeitlich den individuellen Rahmenbedingungen der jeweiligen Veranstaltung angepasst werden. Diese gilt insbesondere, wenn Sie bei der (erstmaligen) Durchführung einer Vereinsveranstaltung nicht auf eigene Erfahrungen zurückgreifen können und auf fremde Checklisten angewiesen sind.

Der Umfang einer Checkliste ist selbstverständlich auch abhängig von der Art und Größe der Veranstaltung.

Praxistipp!

Lassen Sie bei der Erstellung Ihrer vereinseigenen Checkliste möglichst alle für die Veranstaltung verantwortlichen Mitarbeiter*innen mitwirken.

Wir haben für Sie in einer eigenen Rubrik zahlreiche Checklisten zusammengestellt (Verlinkung folgt). Dort finden Sie unter anderem Checklisten für die 5 Phasen der Veranstaltungsorganisation sowie Checklisten/Ablaufpläne/Leitfäden für viele, unterschiedliche Veranstaltungstypen.