Technikplanung

So gelingt die Technikplanung für Ihre Veranstaltung!

Ein wichtiger Baustein der Konzeptionsphase beim Veranstaltungsmanagement ist die Planung der Veranstaltungstechnik.

Mit der Technikplanung sollte man so früh wie möglich starten.

Bei der Technikplanung sind zu berücksichtigen:

• Das für die Technik zur Verfügung stehende Budget 
• Die Veranstaltungszielgruppen (Anzahl, Alter etc.)
• Die Veranstaltungsziele
• Der Veranstaltungscharakter (Unterhaltend? Informierend? Infotainment?)
• Der Veranstaltungsort  (nicht alles ist an jedem Veranstaltungsort technisch umsetzbar) 

Erstellen Sie zunächst eine Liste Ihres Technikbedarfs! Dies umfasst auch den Technikbedarf von Künstlern oder DJs, die bei Ihrer Veranstaltung auftreten sollen. Lassen Sie sich deren Bedarfe frühzeitig übermitteln!  

1. Bühne

• Wie soll die Bühne konstruiert sein? (Größe? Höhe? Überdachung? Dachvorsprung? Boden? Podeste? Handläufe? etc.)
• Wie soll die Bühne verkleidet werden bzw. dekoriert sein? (Vorhänge? Rückwand? Seitenwände? Blumen?)   

2. Licht

• Welche Art des Lichts macht Sinn? (Farben? Einsatz von Verfolgern? LED-Licht? Watt-Leistung?)
• Ist ein Einsatz von Scheinwerfern sinnvoll?
• Wird ein Steuerungspult für die Lichteffekte benötigt?

3. Strom

• Art und Anzahl der Stromanschlüsse?
• Art der Zuleitungen?
• Ist der Einsatz eines Generators erforderlich?

4. Ton

• Sollen Mikrofone zum Einsatz kommen? (Anzahl? Art des Mikrofons: Ansteckmikrofon, Headsetmikrofon und/oder Handmikrofon?)
• Welche Lautsprecherboxen machen Sinn?
• Ist der Einsatz eines Mischpultes/Mixerturms erforderlich?
• Soll ein Audiomitschnitt erfolgen?

5. Video

• Sollen Leinwände/Projektionsflächen zum Einsatz kommen und wie sollen diese konstruiert sein? (Größe, LED etc.?)
• Welche Projektionstechnik/welcher Beamer sollen zum Einsatz kommen?
• Ist der Einsatz eines Teleprompters erforderlich?
• Ist ein Livestreaming geplant?
• Soll die Veranstaltung aufgezeichnet werden?  

In vielen Fällen verfügt man als Verein nicht über die für eine Veranstaltung erforderliche Technik und muss diese bei externen Dienstleister anmieten.

Über eine Internetrecherche lassen sich unkompliziert Dienstleister für Veranstaltungstechnik recherchieren. Vereinbaren Sie mit denen von Ihnen vorausgewählten Dienstleistern frühestmöglich einen Vorortermin am Veranstaltungsort . Am Veranstaltungsort kann sich Dienstleister am besten einen Überblick verschaffen und Sie fundiert beraten.

Spätestens bei dem Gespräch müssen Sie Ihre Bedarfe nennen. Die Technikdienstleister wird dann im Nachgang auf Basis Ihres Briefings und der eigenen Expertise ein Angebot erstellen. Holen Sie in jedem Fall Vergleichsangebote ein und vereinbaren Sie Gesprächs-/Beratungstermine mit mehreren Technikdienstleistern!

Welche Auswahlkriterien sollten Sie bei den Technikdienstleistern zugrunde legen?

• Expertise (kann er Referenzen für vergleichbare Veranstaltungen vorweisen?)
• Preis
• Zuverlässigkeit (ist der Dienstleister pünktlich zum vereinbarten Gesprächstermin erschienen?)
• Schnelligkeit (erhält man das Angebot kurz nach dem Briefing/Vororttermin oder musste man lange darauf warten?)  

Technikdienstleister können die gesamte technische Planung übernehmen sowie die Steuerung der einzelnen Gewerke und Phasen des Technikauf- und -abbaus. Auch die Erstellung von Regieplänen gehört zum Leistungsspektrum vieler Technikdienstleister.

Wichtig!

• Berücksichtigen Sie die jeweils am Veranstaltungsort bzw. allgemein gültigen Vorschriften! Eine Bühne muss z.B. über ein Bühnenbaubuch verfügen, das zum Zeitpunkt des Aufbaus von den örtlichen Behörden genehmigt sein muss.
• Stellen Sie sicher, dass mögliche Schäden an der Veranstaltungstechnik versichert sind!
• Führen Sie vor der Veranstaltung einen Technikcheck durch bzw. lassen sie diesen von Ihrem Dienstleister durchführen!

Technik bei Sportveranstaltungen:

Hier ergeben sich die Vorgaben zur Veranstaltungstechnik aus den Vorgaben der Sportfachverbände. Werfen Sie einen Blick in die Ausrichterverträge oder Anforderungsprofile  der Verbände. Dort finden Sie die Vorgaben zur technischen Ausstattung des Veranstaltungsortes, wie z.B. die Beschallungsanlagen, zur Art der Ergebnisdarstellung, der Zeitmessung, der Beleuchtung (Flutlicht etc.), Stromversorgung, Tribüne (mit/ohne Bedachung) oder die technische Ausstattung der Offiziellen.

Für die Bereitstellung der sport(arten)spezifischen Technik gibt es ebenfalls zahlreiche Anbieter. Auch diese lassen sich durch eine Internetsuche recherchieren. Darüber hinaus erhalten Sie sicherlich Tipps zu Dienstleistern bei den jeweiligen Sportfachverbänden.