Ein Überblick

Rechtliche Hürden meistern! Vertrags- und Haftungsfragen klären!

Als Organisator von Veranstaltungen muss ein Sportverein eine Vielzahl von Gesetzen und Rechtsverordnungen beachten. Oft sind behördliche Genehmigungen erforderlich. Auch Versicherungsfragen sind zu klären. Nicht jedes Risiko einer Vereinsveranstaltung lässt sich durch eine Versicherung absichern.  

Wir geben hier einen ersten Überblick, welche

• Rechtsbereiche und
• Risiken

im Zusammenhang mit der Organisation von Vereinsveranstaltungen zu berücksichtigen sind.

a.) Rechtsbereiche

1. Privatrecht:

Das Privatrecht regelt die Beziehungen der Bürger*innen untereinander sowie der privatrechtlichen Verbände und Gesellschaften.

Grundsätzlich gilt Vertragsfreiheit. Das heißt, dass die beiden Vertragsparteien Abschluss wie auch Inhalt eines Vertrages frei gestalten können (= Abschluss- und Gestaltungsfreiheit).

Folgende Verträge sind bei Vereinsveranstaltungen denkbar (z.B.):

• Kaufverträge über Waren
• Werkverträge mit einem Caterer oder einer Druckerei
• Dienstverträge mit Sicherheitskräften, Servicepersonal, Agenturen etc.
• Mietverträge für Veranstaltungsräume, technische Ausstattung  
• Sponsoringverträge
• Versicherungsverträge

2. Öffentliches Recht

Das öffentliche Recht regelt die Beziehungen des Staates mit seinen Bürgern. Staatliche Regeln mit Relevanz für Veranstaltungen von Sportvereinen sind z.B.:

• Jugendschutzgesetz
• Nichtraucherschutzgesetz
• Gaststättengesetz
• Versammlungsstättenverordnung
• Landes-Immissionsschutzgesetz
• Feiertagsgesetz 
• Straßenfeste und Vereinsfeiern ohne gewerblichen Charakter bedürfen keiner gewerberechtlichen Genehmigung. Sie können unter Beachtung der allgemein gültigen Regeln des Miteinanderlebens aller Bürger stattfinden. Hierzu gehört auch die Achtung des Schutzes von Sonn- und Feiertagen.
• Sofern für eine Vereinsveranstaltung öffentliche Flächen in Anspruch genommen werden, muss rechtzeitig eine Sondernutzungserlaubnis des zuständigen Amtes  eingeholt werden.
• Hinsichtlich der Hygienebestimmungen sind Infos erhältlich bei der Lebensmittelüberwachung des Umweltamtes.
• Eine Veranstaltung mit mehr als 200 Besuchern unterliegt insbesondere auch innerhalb von Gebäuden den Bestimmungen der Versammlungsstättenverordnung. Informationen hierzu sind erhältlich beim zuständigen Amt oder Polizeibehörde.
• Bei einer Beteiligung von Gewerbetreibenden sind von diesen die erforderlichen Erlaubnisse und Genehmigungen einzuholen.
• Der Betrieb von Vereinsheimen und Vereinsgaststätten ist fast immer erlaubnispflichtig.

Wichtig:  Wer eine Veranstaltung organisiert, initiiert verschiedene Rechtsbeziehungen. Der Veranstalter muss diese kennen, Vorsorge treffen sowie sich und andere so absichern, dass auf etwaige Ansprüche korrekt reagiert werden kann.

Rechtsbeziehungen werden z.B. begründet/offenkundig durch:

• Einladung, Verkauf von Eintrittskarten
• Engagieren von Künstlern, Abschluss von Werk- oder Dienstverträgen
• Vermittlung von Personal, Akteuren und Dienstleistungen durch Agenturen
• Abschluss von Mietverträgen über Räumlichkeiten, Infrastruktur, Ton- und Beschallungsanlagen
• Beauftragung von Cateringfirmen

b.) Risiken im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen:  

Finanzielle Risiken:
Hierzu gehören Risiken, bei denen es um eingehende und ausgehende Zahlungen bezüglich der Veranstaltung geht. Ist eine Veranstaltung ein Verlustgeschäft, kann das für einen Verein existenzbedrohend sein. Defizite lassen sich durch eine realistische Vorkalkulation vermeiden. Das Durchspielen möglicher Entwicklungen in Form von Szenarien zeigt schon im Vorfeld eventuelle Risiken auf. Je höher das Risiko des Veranstalters, desto höher auch die Chance auf Gewinn, aber auch Verlust.

Beispiele:

• Geplante Umsätze werden verfehlt, weil aufgrund einer Parallelveranstaltung weniger Zuschauer kommen oder ein Sponsor zugesicherte Mittel nicht aufbringt
• Preise von Waren im Einkauf sind deutlich höher als erwartet/geplant
• Energiekosten steigen
• Eingekaufte Waren (Bsp. Essen) oder erstellte Dienstleistungen finden kaum Absatz

Betriebliche Risiken:
Hier "passiert" irgendetwas im Prozess einer Veranstaltung, wodurch Personen oder Sachen geschädigt werden: Verluste/Schäden aufgrund fehlender Kontrollen, menschlichen Versagens oder Managementfehlern. Diese Risiken sind nicht zu kalkulieren, lassen sich aber minimieren.

Beispiele:

• Verdorbene Lebensmittel, weil eine schlechte Kühlung erfolgte
• Umweltschäden, Störfälle, Unfälle, Transportschäden, technische Störungen

Rechtliche Risiken:
Rechtliche Risiken entstehen aus Haftungsrisiken, strafrechtlicher Verantwortung, öffentlich-rechtlichen Genehmigungsverfahren und Vorgaben oder vertraglichen Ansprüchen von Lieferanten, Künstlern und Mitarbeitern.

Risiken lassen sich frühzeitig erkennen und durch Risikomanagement minimieren:

• Identifikation des Risikos
• Analyse und Bewertung des Risikos
• Entwicklung einer Risikovermeidungsstrategie

Aus den verschiedenen Rechtsbeziehungen einer Veranstaltung kann bspw. ein Anspruch der Kommune an den Veranstalter, eine Zahlungsanspruch des Caterers gegen den Veranstalter oder auch ein Anspruch von Agenturen für vermittelte Künstler resultieren.

Klären Sie, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Je nach Veranstaltungsart und -größe sollte sich der Veranstalter gegen eventuelle Risiken und Gefahren (temporär) versichern.

Eine Risikoanalyse führt zur Aufdeckung möglicher Gefahrenquellen mit risikosteigerndem Faktor.  

Beispiele:

• Veranstaltung in fremden Locations
• Veranstaltungen auf öffentlichen Straßen und Plätzen
• Konzertveranstaltungen mit hoher Lautstärke
• Besonders hohe Anzahl von Zuschauern
• Reisen, bei denen der Veranstalter als Reiseveranstalter auftritt  

Für alle vom Verein selbst durchgeführten Veranstaltungen, die mit der Satzung des Vereins vereinbar sind, besteht der volle Versicherungsschutz über die Sportversicherungen, die die Landessportbünde/Landessportverbände für ihre Mitglieder abschließen.

Öffentliche Festveranstaltungen, die für "Jedermann" zugänglich sind, müssen unter bestimmten Umständen gesondert versichert werden.

Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung sichert den gesamten Bereich der Planung, Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung gegen Sach- und Personenschäden ab. Die zu zahlende Prämie richtet sich nach der erwarteten Zuschauer- oder Teilnehmerzahl.

Diese Versicherungen enthalten eine Grunddeckung. Für spezielle, bedarfsorientierte Punkte wie den Auf- und Abbau von Bühnen, Zelten oder Ständen wird optional eine Zusatzdeckung benötigt. Achten Sie darauf, ob die Versicherung auch Vandalismus von Zuschauern gegenüber geliehenen oder gemieteten Mobilien absichert. Sonst ist eine weitere Versicherung notwendig, die bspw. Technik-, Beschallungs- oder Lichtanlagen integriert.

Des Weiteren ist eine Veranstaltungs-Unfallversicherung, sowohl für Mitarbeiter als auch Teilnehmer*innen und Besucher*innen sinnvoll. Deren Prämie hängt von der Personenzahl und Deckungssumme ab.

Aber auch eine Ausfallversicherung, macht Sinn, wenn die Veranstaltung aus einem Grund ausfällt,  den der Veranstalter nicht zu verantworten hat (Bsp. Naturkatastrophen, Krankheit des Künstlers).

Im Vorfeld einer Veranstaltung werden die unterschiedlichsten Verträge abgeschlossen:

• Mietvereinbarungen für den Veranstaltungsort (Halle, Zelt, Location)
• Lieferverträge für Getränke, Nahrungsmittel
• Honorarvereinbarungen mit Akteuren, Künstlern, Personal
• Sponsoringverträge

Lieferverträge sowie Mietvereinbarungen sind häufig standardisierte Vertragsformen. Dagegen gestalten sich die Honorarvereinbarungen mit Musikgruppen etc. individuell. Bei Großveranstaltungen ist es ratsam, Verträge anwaltlich prüfen zu lassen:

• Welche Kosten und Konsequenzen entstehen bei einem Veranstaltungsausfall?
• Wer nimmt unter welchen Voraussetzungen Waren zurück?
• Ist der Vertrag an die Zuschauerzahl geknüpft?
• Welche Gewährleistungsansprüche enthält ein Vertrag bzw. welche gesetzlichen Gewährleistungsansprüche können sich realisieren?
• Müssen Leistungen im Voraus bezahlt werden?
• Wer haftet laut Vertrag für welche Eventualitäten?
• Entstehen gemäß Vertrag weitere finanzielle Verpflichtungen?
• Welche Vereinbarung besteht, wenn ein Referent oder bestelltes Personal ausfällt?
• Wer haftet laut Vertrag für eventuelle Schäden des geliehenen Materials?
• Ist der Vertragspartner solvent und versichert?

Eine weitere vom Veranstalter genau zu beachtende Randbedingung ist der Jugendschutz. Rechtsgrundlage ist das Jugendschutzgesetz (JSchG), welches u.a. den Aufenthalt von Kindern und Jugendlichen an jugendgefährdenden Orten, die Anwesenheit bei öffentlichen Tanzveranstaltungen sowie den Verzehr und die Abgabe alkoholischer Getränke (z.B. Modegetränke; wie branntweinhaltige Limonaden) regelt. Der Veranstalter muss besonders wachsam sein, an wen der Ausschank dieser Getränke erfolgt (z.B. keine Abgabe von branntweinhaltigen Getränken an Jugendliche unter 18 Jahren).

Diese Tipps helfen bei der Durchführung:

• Im Eingangsbereich Alter kontrollieren (Nachweis fordern) sowie mitgebrachte alkoholische Getränke und diverse Gegenstände (Messer, Flaschen) abnehmen.
• Bekanntgabe der Altersbeschränkung auf einem Schild im Eingangsbereich sowie Anbringen des Jugendschutzgesetztes sind Pflicht.
• Als Kontrollinstanz Sicherheitsfirma beauftragen bzw. Autoritätspersonen.
• Alterskennzeichnung der Personen anhand andersfarbiger Stempel oder Bänder.
• Erziehungsberechtigte müssen die Berechtigung nachweisen.
• Aufforderung (Ansage 24 Uhr) an die Altersgruppe die Veranstaltung zu verlassen.
• Wahrnehmung des Hausrechtes (Hausverbot) bei Verstößen gegen das JSchG. Klärung wer das Hausrecht bei der Veranstaltung wahrnimmt.

Für den Betrieb einer Schankwirtschaft oder bei einer Veranstaltung ist laut Gaststättengesetz eine Schankerlaubnis erforderlich. Diese wird beim Ordnungsamt ausgestellt und kann auch versagt werden, z.B. wenn Antragsteller nicht zuverlässig erscheint. Auch die Sperrzeit ist in diesem Gesetz verankert. Nach Eintreten dieser muss der Veranstalter die Veranstaltung beenden und Sorge für das Verlassen der Gäste tragen. Je nach Bundesland können eigene Sperrzeiten festgelegt werden.

Bei Veranstaltungen fallen Steuern, Gebühren und Abgaben an, die der Veranstalter zu entrichten hat. Typisch bei Veranstaltungen mit Unterhaltungsmusik ist die GEMA. Die GEMA nimmt die Urheberrechte wahr, die ihr die Mitglieder (Musiker, Künstler, Bands) übertragen. Stellvertretend stellt die GEMA die musikalischen Werte gegen eine Gebühr zur Verfügung. Der Veranstalter muss bei der GEMA diese Punkte anmelden:

• Raumgröße und Personenzahl
• Eintrittsgeld und Zeitdauer
• Anzahl der Musiker und der geschützten Werke

Bei Zuwiderhandlung drohen Strafen der doppelten GEMA-Gebühr.