• Mitarbeiterstab festlegen (für Parkplatz, Shuttle, Einlass, Foyer, Garderobe, Gästebuch, Platzanweisung, Bewirtung, Sicherheit, etc.)
• Rednerpult, Bistrotische
• Funkmikros einplanen
• spezielle Veranstaltungsfanfare aussuchen/kreieren
• Informationsplanung festlegen und koordinieren
• Gesamtdekoration festlegen
• Angebote von Floristen und Dekorateuren einholen
  Blumen kaufen, Grüngruppen/Pflanzen mieten, Vasen berücksichtigen, Hochgestecke abstimmen
• Beflaggung festlegen, Flaggenpylone bzw. Aufhängevorrichtungen festlegen

Internationale Veranstaltungen gewinnen an repräsentativer Optik durch Flaggen vor dem Hotel und der Veranstaltungsstätte sowie bei Konferenzen Tischwimpel in den Nationalflaggen der teilnehmenden Länder.

• Beleuchtung und Beschallung festlegen und Angebote einholen
• Dokumentation festlegen
• Angebote von Fotografen und Videoleute einholen
• Ausstellungen, Fotowett- und/oder Malbewettbewerbe, Preisausschreiben planen
• Videobänder für Archiv planen
• Redetexte archivieren
• Versand der Dokumentation an spezielle Zielgruppen
• Danksagung an alle Gäste, Freunde und Förderer planen und sicherstellen
• Erinnerungspräsent und Dank an die Helfer
  Ausstattung der Räumlichkeiten (behaglich, festlich, sportlich)
• Veranstaltung der kurzen Wege, alles unter einem Dach

Tipp
Ein Logo und/oder Veranstaltungsname als großflächiges -grafisch ausgearbeitetes- Hallenschild wertet jede Veranstaltung auf. Designerentwürfe, Entwurfabstimmung und handwerkliche Fertigung der Endfassung nehmen häufig sehr viel Zeit in Anspruch.