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Checklisten

Tagesplanung - Postbearbeitung - Telefonieren - Sitzungen und Besprechungen

Persönliche Tagesplanung

  • Tagesziele SMART formulieren und notieren
  • Welche Aufgabe ist am wichtigsten?
  • Aufgaben als Ziele formulieren; die Voraussetzungen mitbedenken
  • Welche Aufgaben können gestrichen werden?
  • Mit der wichtigsten Aufgabe morgens beginnen
  • Ist der Zeitbedarf für jede Aufgabe richtig geschätzt?
  • Sind Pufferzeiten und Pausen eingeplant?
  • Ist der persönliche Leistungsrhytmus berücksichtigt?
  • Tagesplanung für den nächsten Tag aufstellen?
  • Persönlicher Tagesrückblick. Wie war der Tag? Welche Ziele habe ich erreicht? Was will ich morgen tun? Was kann ich aus dem heutigen Tag lernen?


Postbearbeitung

  • jedes Blatt nur einmal anfassen und dann entscheiden
  • Eingangspost zu festen Zeiten erledigen
  • Markierstift benutzen, Randnotizen machen
  • delegieren
  • genügt ein Vermerk auf dem Originalbrief? eine handschrifltiche Notiz? ein Korrespondenz - Vordruck? ein Telefax? ein Anruf? eine eMail?

Telefonieren

  • niemals ungeplant telefonieren
  • Ziel bewußt machen
  • Telefonblockzeiten festlegen
  • Partner fragen, ob er Zeit hat
  • sofort zur Sache kommen
  • Kosten vergegenwärtigen
  • günstige Anrufzeiten vermerken
  • Durchwahlnummern nutzen
  • wichtige Dinge mit eigenen Worten wiederholen
  • wichtige Informationen sofort notieren
  • während des Telefonats nicht ablenken lassen


Sitzungen und Besprechungen

  • für angenehme Raumatmosphäre sorgen
  • Tagesordnung groß im Raum visualisieren
  • alle Punkte zeitlich limitieren
  • für jeden Punkt das Ziel klären (Soll z.B. eine Entscheidung getroffen oder informiert werden?)
  • Punkt "Verschiedenes" thematisch detaillieren
  • (Teil)Ergebnisse zusammenfassen und visualisieren
  • Maßnahmeplan erstellen (Wer macht was mit wem bis wann?)

Ein gutes Zeitmanagement kann viele dazu beitragen, Stress zu vermeiden.

Ziele sind der Maßstab, an dem jede Aktivität zu messen ist. Mit der SMART Formel kommen Sie diesem Ziel nahe.

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