Aufwendungen für den Verein können unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen der Steuererklärung abgezogen werden. Bei den Aufwendungen handelt es sich typischerweise um die Erstattung von Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Porto und Ähnliches. Aber auch pauschale Aufwandsentschädigungen im Rahmen des Übungsleiterfreibetrages oder des Ehrenamtsfreibetrages fallen hierunter. Zunächst muss aber demjenigen, der die Aufwendungen tätigt, ein Anspruch durch Vorstandsbeschluss, Vertrag oder Satzung eingeräumt worden sein. Ein Vorstandsbeschluss ist nur dann ausreichend, wenn die Satzung das ausdrücklich erlaubt. Ein Anspruch aus dem Gesetz, zum Beispiel nach § 670 BGB, reicht dagegen nicht aus.

Beispiel 1:

Der Schatzmeister des Vereins möchte an einem Lehrgang des Landessportbundes teilnehmen. Der Vorstand beschließt, dass der Schatzmeister die Lehrgangskosten und die Fahrtkosten in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer erstattet bekommt. Nach Rückkehr vom Lehrgang verzichtet der Schatzmeister auf die Erstattung der Lehrgangs- und Fahrtkosten und bittet um Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung.

Beispiel 2:

Der Abteilungsleiter der Schwimmabteilung nimmt an einer Versammlung des Fachverbandes teil und erklärt nach der Teilnahme den Verzicht auf die Erstattung der Fahrtkosten. Es existiert weder eine Satzungsgrundlage für die Erstattung noch ist im Vorfeld ein dahingehender Beschluss durch den Vorstand gefasst oder eine vertragliche Vereinbarung getroffen worden. Der Vorstand darf dem Abteilungsleiter keine Zuwendungsbestätigung über die Aufwendungen aufgrund des Verzichts ausstellen.

TIPP: Der Verein erstattet dem Abteilungsleiter die Fahrtkosten und dieser spendet den Betrag an den Verein zurück. Der Verein kann jetzt eine Geldspende bestätigen.

Damit die Aufwendungen anerkannt werden, müssen diese angemessen sein. Als angemessen werden die steuerlich anerkannten Pauschalsätze angesehen, wie zum Beispiel bis 0,30 Euro pro Kilometer bei Einsatz eines PKW.

Der Anspruch auf Aufwendungsersatz muss ernsthaft bestehen und werthaltig sein. So darf der Anspruch nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt sein. Darüber hinaus muss der Verein aber auch wirtschaftlich in der Lage sein, den eingeräumten Anspruch erfüllen zu können.

Beispiel:

Der FC Musterstadt setzt 20 Übungsleiterinnen und Übungsleiter im Trainingsbetrieb ein. Wie abgesprochen sollen alle Übungsleiterinnen und Übungsleiter eine Vergütung bis 3.000 Euro im Jahr und am Ende des Jahres eine Zuwendungsbestätigung über diesen Betrag erhalten. Der Verein ist wirtschaftlich nicht in der Lage, allen Übungsleitern die Vergütung von insgesamt 48.000 Euro zu zahlen.

Lösung: Der Verein darf keine Zuwendungsbestätigungen ausstellen, da die Ansprüche nicht ernsthaft bestehen. Würden alle Übungsleiter die ihnen zustehende Vergütung einfordern, wäre möglicherweise die Existenz des Vereins gefährdet. Verzichten nahezu alle Berechtigten auf ihre Ansprüche, bestehen erhebliche Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Anspruchs.

Der Verzicht muss unmittelbar nach Fälligkeit gegenüber dem Verein erklärt werden. Erst mit dem Zugang der Verzichtserklärung beim Verein mindert sich das Vermögen des Spenders. Beim einmaligen Aufwendungsersatz ist der Verzicht innerhalb von drei Monaten zu erklären, bei regelmäßiger Tätigkeit alle drei Monate.

Beispiel:

Zwischen Verein und Trainer ist vereinbart, dass der Trainer einen pauschalen Aufwendungsersatz von 200 Euro monatlich erhält. Will der Trainer auf die Auszahlung verzichten und den Aufwendungsersatz dem Verein Spenden, hat er alle drei Monate eine Verzichtserklärung abzugeben.

Sowohl die Grundlage des Anspruchs als auch die Verzichtserklärung sollten schriftlich verfasst und zu den Spendenunterlagen des Vereins genommen werden.

TIPP: Spenden regelmäßig ein Teil der Übungsleiterinnen und Übungsleiter ihre Vergütungen an den Verein zurück, sollten die vereinbarten Vergütungen zumindest im Haushaltsplan ausgewiesen werden, um darstellen zu können, dass der Verein wirtschaftlich in der Lage ist, die Ansprüche erfüllen zu können. Unabhängig davon sollte mit allen Übungsleitern eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden.

Bei der sogenannten Aufwandsspende handelt es sich letztendlich um eine Geldspende mit abgekürzten Zahlungswegen. Es wird auf die Auszahlung und Rückzahlung des Aufwands als Spende verzichtet. Gleichwohl sind beide Vorgänge in der Buchhaltung zu erfassen.

In der Zuwendungsbestätigung über Geldzuwendungen ist die Formulierung mit Ankreuzmöglichkeit, ob es sich um den Verzicht von Aufwendungen handelt, stets zu übernehmen und an der entsprechende Stelle anzukreuzen.

Mehr zur Aufwandsspende in dem VIBSS-Artikel:

„Was bei der Aufwandsspende zu beachten ist“