Diese Aufzeichnungen der Vereine sind nicht nur aus steuerlicher, sondern vor allem aus zivilrechtlicher Sicht erforderlich, da nach üblichen Vereinssatzungen der Vorstand einen Rechenschaftsbericht abzulegen hat.

Die Satzung eines Vereins sieht weiterhin die Wahl von Kassenprüfer/innen vor, die wiederum der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands vorschlagen - oder eine Entlastung versagen.

Viele kleinere Vereine zeichnen ihre Einnahmen und Ausgaben immer noch manuell auf und bedienen sich hier der EDV mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms in der Form eines Journals.

Die Journalbuchführung ist insbesondere für kleine und mittlere Vereine ideal, die weder körperschaftsteuer- noch umsatzsteuerpflichtig in Erscheinung treten. Sie ist sehr leicht zu erlernen, verlangt kaum Buchführungskenntnisse und wird in vollem Umfang den Anforderungen an eine doppelte Buchführung gerecht. Sie kann manuell auf Journalblättern oder EDV-gestützt mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel) durchgeführt werden.

Diese Art der Buchführung verliert allerdings immer mehr an Bedeutung, zumal es, bedingt durch die steuerrechtliche Aufteilung des Vereins in die verschiedenen Tätigkeitsbereiche und die damit verbundene Anzahl der Sachkonten, den heutigen Anforderungen an eine Vereinsbuchführung nicht mehr gerecht werden kann.

Unabhängig davon, ob ein Verein wirtschaftliche Tätigkeiten als Unternehmer ausübt, besteht die rechtliche Verpflichtung, die Einnahmen und Ausgaben lückenlos und geordnet aufzuzeichnen. Aufzeichnungen sind dann ordnungsgemäß, wenn sie
wahr, vollständig und zeitnah erfolgen.

Daneben bestehen folgende steuerliche Einzelaufzeichnungspflichten:

• gesonderte Aufzeichnung des Wareneinkaufs
• gesonderte Aufzeichnung des Warenverkaufs
• gesonderte Aufzeichnung von Geschenken und Bewirtungsausgaben, die nicht in den ideellen Bereich fallen
• gesonderte Aufzeichnung von angeschafften Wirtschaftsgütern einschl. geringwertiger Wirtschaftsgüter
• Führung von Lohnkonten, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden oder Aushilfstätigkeiten erfolgen
• besondere Aufzeichnungen bei pauschal versteuerten Arbeitslöhnen
• gesonderte Aufzeichnungen der Rücklagenbildungen
• besondere Aufzeichnungen für Zuwendungsbestätigungen

Eine Journalbuchführung müsste demnach folgende Spalten aufweisen:

• Kasse, Bankkonto (mit Einnahmen und Ausgaben)
• Einnahmen ideeller Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spendeneingänge, Zuschüsse)
• Ausgaben für den ideellen Bereich
• Einnahmen aus Vermögensverwaltung (Zinsen, Mieten, Pachten etc.)
• Ausgaben für Vermögensverwaltung
• Einnahmen aus Zweckbetrieb (Eintrittsgelder, Kursgebühren, Start-Meldegelder)
• Ausgaben für Zweckbetriebe
• Einnahmen aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (Verkauf Speisen und Getränke, Werbung, Sponsoring)
• Ausgaben für steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
• sonstige Ausgaben (die am Jahresende aufzuteilen sind)

Hinweise

Finanzämter verlangen die Aufschlüsselung der Kontenklassen (Sachkontenbezeichnungen der Einnahmen und Ausgaben) in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen. Aus diesem Grund wird eine selbst erstellte Buchführung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm oft sehr unübersichtlich. In den meisten Fällen muss zusätzlich am Ende des Jahres eine Einnahmenüberschussrechnung selbst zusammengestellt werden. Kommt noch das Führen des Anlagenverzeichnisses (Abschreibungen) und das Berechnen von Rücklagen hinzu wird die Buchführung unübersichtlich.  

Aus Gründen der Rationalität und aus Gründen der Transparenz ist es den meisten Vereinen anzuraten, die Buchhaltung mit Hilfe eines EDV-Programms zu führen.

Zu beachten ist insbesondere, dass die Abgabe der Erklärungen in Papierform nur noch in Härtefällen zulässig (§ 31 Abs. 1a Satz 2 KStG i. V. mit § 150 Abs. 8 AO).

§ 259 BGB, § 143 AO, § 4 Abs. 5 Punkt 1 und 2 EStG,