Ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung verlangt „Keine Buchung ohne Beleg“. Dennoch kommt es vor, dass für bestimmte Einnahmen/Ausgaben kein Beleg vorhanden, oder verloren gegangen ist. Da im Steuerrecht für Aufwendungen immer ein Nachweis erforderlich ist, muss für diese Fälle ein Eigenbeleg erstellt werden.

Dieser Eigenbeleg sollte vom Kassierer angefertigt und vom Vorsitzenden abgezeichnet werden. Möglich wäre es auch, dass diese Tätigkeit der/die Mitarbeiter/in übernimmt, die für eine verlorene oder nicht vorhandene Rechnung/Quittung verantwortlich ist. Dies gilt auch für Geschäftsvorfälle, die mangels Belege stattfinden (Verkauf von Speisen und Getränken während einer Sportveranstaltung).

Eigenbelege dokumentieren einen tatsächlich stattgefundenen Geschäftsvorgang, so dass bei einer Prüfung von Finanzamt eine Einnahme oder Ausgabe belegbar ist. Sie dürfen allerdings nicht zur Regel werden und sollten nur als Notlösung betrachtet werden.

Bei kleinen Ausgaben des täglichen Lebens und der Nutzung von (Münz-) Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern stellt sich der Eigenbeleg als eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Der Eigenbeleg kann auch handschriftlich erstellt werden, wegen der Einheitlichkeit und Nutzung im Verein sollte er aber besser mit EDV und als Muster zur Verfügung gestellt werden.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift.
• Art der Aufwendung.
• Datum der Aufwendung/des Kaufs.
• Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz).
• Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste).
• Grund für den Eigenbeleg
• Datum und eigene Unterschrift

Umsatzsteuerpflichtige Vereine

Das Umsatzsteuergesetz verlangt für den Abzug von Vorsteuerbeträgen eine ordentliche Rechnung. Dies ist bei einem Eigenbeleg nicht der Fall, deshalb ist ein Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht möglich (§14 i.V.m. §15 UStG). Der Beleg kann aber in voller Höhe, als Bruttobetrag verbucht werden. Da auch Eigenbelege zu den Buchungsunterlagen gehören, unterliegen sie auch der gesetzlichen Nachweispflicht (10 Jahre).