Mit der Inventarisierung wird der Gegenstand in das Vermögen des Vereins aufgenommen, d.h. er wird unter einer individuellen Inventar-Nummer in einer Kartei erfasst:
Eine typische Inventarkarte enthält Angaben wie:

• Bezeichnung des Gegenstandes
• Fabrikat / Modell
• Anschaffungspreis
• Lieferantenhinweise
• Einsatzhinweise
• Inventarisierungs-Daten
• Abschreibung
• Garantiedauer

Ergänzend kann eine solche Karte auch Angaben über die im Verlauf der Lebensdauer anfallenden Reparaturen, Ergänzungen, Umbauten o.ä. enthalten.
Eine Inventarisierung kann neben der Papierform einfacher und effizienter in eine digitale Form gebracht werden. Dazu ist kein aufwendiges oder teures Computerprogramm notwendig, da das einfache Office-Programm "Excel" hier gute Dienste leisten kann und sich in der Regel auf jedem PC bereits befindet.
Egal welche Form der Inventarisierung verwendet wird. Jeder Verein muss für eine regelmäßige Aktualisierung und Kontrolle Sorge tragen.

Inventur
Die Inventur ist eine periodisch - meist jährlich - durchgeführte körperliche Bestandskontrolle. Sie kann zweckmäßiger Weise mit einer Zustandskontrolle verbunden werden.

Das Beschaffungswesen
Die Beschaffung von Ausrüstungsgegenständen, Organisations- und Hilfsmitteln ist in vielen Vereinen eine zentrale Verwaltungsaufgabe, da der Verein auf diese Weise eine klare Übersicht über die Höhe der dafür eingesetzten Haushaltsmittel erhält.