Die Erfassung der Ehrenamtlichen, die bereits für den Verein tätig sind, liefert einen guten Überblick über den tatsächlichen Mitarbeiterbestand und die vorhandene Mitarbeiterstruktur. Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, sollte der Verein bisher nicht genutzte Potenziale unter den Mitgliedern kennen.  

Diese Potenziale lassen sich bei vorhandenen und neuen Mitgliedern gut durch persönliche Gespräche oder Fragebögen ermitteln:

• Persönliche Angaben sowie Alter und Kontaktdaten
• Erfassung von Beruf, Kompetenzen, Erfahrungen, Fähigkeiten, Hobbies und Interessensgebieten
• Angaben zu möglichen Bereichen einer Mitarbeit und mit welchem Zeitgeschenk

Mit Hilfe dieser Daten kann der Verein das passende Mitglied für offene und neue Aufgaben finden. Voraussetzung ist, dass die zur Verfügung gestellten Daten so archiviert sind, dass sie leicht ausgewertet werden können. Daher haben die Art des Fragebogens und die digitale Erfassung und Auswertbarkeit der Daten einen großen Einfluss auf das Finden von geeigneten Mitgliedern zur Mitarbeit – schlechte Vorarbeiten führen zu schlechten Ergebnissen. Und ohne Potentialanalyse werden immer wieder dieselben Mitglieder im Verein auf eine Mitarbeit oder Unterstützung angesprochen.