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Einsatz von Registrierkassen

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Elektronische Registrierkassen müssen über eine zertifizierte technische Sicher- heitseinrichtung verfügen, besagt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“. Damit soll verhindert werden, dass Aufzeichnun- gen unbemerkt gelöscht oder geändert werden, um systematisch Steuern zu hin- terziehen. Was gibt es für Vereine diesbezüglich zu beachten?

Regelung zu elektronischen Kassen

  • Eine generelle Registrierkassenpflicht gibt es nicht. Vereine können weiterhin z.B. bei Vereinsfesten eine offene Ladenkasse nutzen. Notwendig ist hierbei der tägliche Kas- senbericht.
  • Wer bereits eine elektronische Registrierkasse führt, hat diese zwingend nach den Vorgaben des §146a AO einzurichten.

Zertifiziertes Sicherheitssystem

  • Seit 2020 müssen Registrierkassen mit zertifiziertem Sicherheitssystem geschützt sein.
  • Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte werden auf der Internetseite des BSI veröffentlicht.
  • Sicherheitssystem umfasst Sicherheitsmodul (Protokollierung und Sicherung aller Eingaben), Speichermedium (Speicherung aller Daten über relevante Frist) und ein- heitliche Schnittstelle (Daten können zur Prüfung an Finanzamt übertragen werden).
  • Art und Anzahl der elektronischen Kassensysteme ist seit 2020 dem Finanzamt zu melden.

Einzelaufzeichnungspflicht

  • Elektronische Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet und auf einem Speichermedium gesichert werden.
  • Kassen müssen so eingerichtet sein, dass alle relevanten Daten in der Registrier- kasse selbst gespeichert und abrufbar sind (Kasse erstellt Kassenbericht).
  • Kassen-Journal muss während Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nicht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen. Dies gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a verwendet wird.

Belegausgabenpflicht nach § 146a Abs. 2 AO

  • Bei elektronischer Aufzeichnung müssen seit dem 01.01.2020 Belege an Kunden ausgestellt werden. Wird keine elektronische Kasse eingesetzt, muss der Beleg ma- nuell erstellt werden (Quittungsblock).
  • Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen können Finanzbe- hörden aus Zumutbarkeitsgründen von Belegausgabepflicht befreien.

Kassen-Nachschau, Prüfung

  • Seit dem 01.01.2018 ist das Finanzamt ermächtigt zur Kassen-Nachschau (Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Übernahme der Kassenda- ten in die Buchführung).
  • Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Nachschau in dem in der BSI- TR-03151 spezifizierten TAR-Format an die Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) übergeben werden.
  • Mangelhafte Ordnungsmäßigkeit wird geahndet.

Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO

  • Mitteilungspflicht wurde bereits mit dem Gesetz vom 22.12.2016 in die AO eingeführt.
  • Mangels damals zur Verfügung stehender elektronischer Übermittlungsmöglichkeiten wurde die Mitteilungsverpflichtung vom BMF allerdings Ende des Jahres 2019 ausge- setzt.
  • Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Pro- gramm „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt.
  • Ab 01.07.2025 müssen alle neu angeschafften Systeme innerhalb eines Monats ge- meldet werden. Für bestehende Systeme gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.07.2025.
  • Gleiches gilt für ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme.

Verschärfte Aufzeichnungspflichten ab 2020

  • Elektronische Registrierkasse ist nicht verpflichtend, jedoch ist die Aufzeichnungs- pflicht strenger (unabhängig ob elektronische Kasse oder offene Ladenkasse).
  • Kassen-Nachschau als starkes Instrument, um Ordnungsmäßigkeit der Kassenfüh- rung zu kontrollieren.
  • Betreiber offener Kassen müssen täglich Berichte erstellen aus denen sich die Ta- geseinnahmen ablesen lassen.

 

Quellen: Manipulation einen Riegel vorschieben, Sport in BW (05/17) Höhere Anforderungen an Kassensysteme, Sport in BW (04/17)

Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016, BGBI. I 2016, S. 3152 ff.

Bundesministerium der Finanzen

Elektronische Kassen – Meldepflicht ab 01.01.2025 » Handwerkskammer Südthüringen

Meldung Kassensysteme ans Finanzamt | Finance | Haufe

 

Hinweis:

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