Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland, die an andere inländische Unternehmen Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, grundsätzlich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine Rechnung in der Form eines PDF-Dokumentes als Anhang zu einer E-Mail gilt ab dem 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Achtung: Auch gemeinnützige Vereine gelten als Unternehmen, wenn sie nicht ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt auch für Kleinunternehmer (gem. § 19 UStG). Ausgenommen sind u. a. Rechnungen über Leistungen, die gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind (z. B. Kursgebühren, Teilnehmer*innen-Gebühren für sportliche Veranstaltungen, Leistungen der Jugendhilfe) und Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250 €).
Zu der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gelten u. a. folgende Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers (!) - dennoch eine Rechnung in Papierform oder anderen elektronischen Formaten (z. B. als PDF-Dokument) ausstellen kann:
- unabhängig vom Gesamtumsatz bis zum 31.12.2026,
- bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz (gem. § 19 Abs. 3 UStG) bis zu 800.000 € bis zum 31.12.2027
Achtung: Die Übergangsregelungen gelten nur für die Ausstellung von E-Rechnungen, aber nicht für den Empfang von E-Rechnungen.
Vereine, die Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen erhalten, die der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind, müssen sich also darauf vorbereiten, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können!
Zu den häufig gestellten Fragen (FAQ)
Autor: Dietmar Fischer
Bild: LSB NRW/ Mark Hermenau
